План-факт анализ

Определение «план-факт анализа» заложено в его названии – это сравнение и исследование плановых и фактических значений показателей,  объяснение отклонений между ними, формулировка выводов. Проще говоря, отвечает на вопрос «почему разница и что с ней делать?».

Очевидно, для такого анализа нужно иметь, как минимум, три составляющие: а) плановые данные; б) фактические значения; в) субъекта, который может всё объяснить. Так же очевидно, что на предприятии должна быть система бюджетирования (или хотя бы планирование в самом простом виде) и система учета. Т.е. получается, что для такого, казалось бы, простого занятия, как план-факт анализ, необходимо иметь уже много чего. А вопрос, нужно ли это?

Если у читателя появляется мнение, что мы хотим убедить в бесполезности план-факт анализа, то это не так. Совсем не так! И эта статья посвящена именно важности такого рода отчетности. План-факт анализ, возможно, самый простой, но и один из наиболее полезных.

Отвечая на вопрос «почему?», аналитик подробно разбирает проблему. Глубоко исследует причины и обстоятельства «план-факт» отклонений, выясняет факторы, приведшие к нему. Это даёт почву для главного: сделать вывод и исправить ситуацию, если она негативная, и усилить, если наблюдается положительный эффект. В этом и есть цель.

При правильно построенном план-факт анализе, к статической картинке добавляется динамика, т.е. изменение самих показателей и их отклонений во времени, от периода к периоду. Это дополнительная информация, новыя почва для выводов, усиливающая их достоверность.

В основном, рассматриваемый анализ относится к системе управленческого учета (т.к. для подготовки и анализа необходимо правильно организовать сбор и учет информации), но может быть также и частью системы бюджетирования (т.к. призван анализировать бюджеты, иначе работа с ними будет не завершена). Не будем сейчас углубляться в вопрос принадлежности и подробно рассматривать системы учета и бюджетирования. Опишем основные шаги организации план-факт анализа, предполагая, что и учет и бюджеты в компании уже есть.

1. Прежде всего, определяем, что анализируем. Т.е. по каким бюджетным показателям нам нужно посмотреть отклонения и сделать выводы. Это могут быть и отдельные показатели (например, KPI), и целые бюджетные формы (например, PL и CF).
2. Необходимо проанализировать систему учета и определить, какая первичная информация будет полезна для подготовки "факта" по выбранным показателям. Если такой информации в компании нет, то нужно её начать собирать, или дать заявку программистам на её подбор из баз данных и т.п. источников. Также важно определить исполнителей, которые будут готовить  первичную информацию.
3. Нужно разработать таблицы для заполнения, придумать алгоритм и прописать формулы расчета, которые будут или помогать собирать информацию, или готовить её промежуточно-вспомогательную форму. Скорее всего, придется готовить ещё и  формулы для преобразования первичной (и/или промежуточной) информации в фактическую для бюджетных показателей (т.е. считать уже непосредственно факт).
4.  Важно не забывать о регламенте взаимодействия между участниками процесса. Это документарное закрепление ответственных за подготовку информации, за подготовку итоговых фактических показателей, в каком виде передается информация, сроки подготовки и передачи, сроки готовности всех план-факт отчетов, ответственных за написание комментариев к отклонениям, конечных потребители. Регламент станет тем документом, который будет основанием для работы системы.
5. Тестирование. Лучше всего тестирование проводить, что называется, в «боевом режиме», по реальным данным. В этом случае, возможно будет отследить не только «арифметические» ошибки, но и логические, смысловые.  Если такой возможности почему-то нет, то не будет лишним протестировать на вымышленной информации – отследите ошибки вычисления, а остальное уже при реальной эксплуатации.
6. Документировать систему план-факт анализа необходимо также, как и любую другую систему. Это придаст ей законченный вид и избавит от потери сделанных наработок.

Если сложилось впечатление, что мы слишком усложняем "такой простой" вопрос, то это лишь для его систематизации и придания понятных очертаний. На самом деле, даже если в вашей компании всё делается гораздо проще, то это значит, что какие-то вопросы вы делаете не заметно для себя, как говорят "в уме". Такое возможно пока объем обрабатываемой информации не большой. С ростом бизнеса учет может запутаться.

Как упоминалось выше, план-факт анализ занимает пограничное положение между системой бюджетирования и управленческого учета. Поэтому естественным желанием было бы ознакомиться с правилами построения этих систем. Об организации системы бюджетирования и системе управленческого учета  уже были посвящены статьи ранее.

Комментарии

Комментариев пока нет